各学院：

    新生入学档案是学生个人档案的重要组成部分，是关系学生发展和今后用人单位选拔考核人才、学校规范办学、加强管理的重要依据，也是学校审查确认新生入学资格的重要依据。为加强学生档案管理，根据我校实际，现将有关事宜通知如下：

    一、新生入学档案材料的内容

   新生入学档案是指学生在升入我校前的档案及入学初形成的档案。一般包括以下材料：

   1、高考录取材料（指“高考考生报名登记表”、“高考考生体检表”、“高考志愿表”等材料）；

   2、高中毕业生登记表（或高中学籍卡）；

   3、其他材料（指团员、党员材料和奖励、处分材料）。

    以上纸质档案部分一般由学生自带或邮寄，此外由招生就业处打印的学生《高考电子档案》和教务处组织填写的《青岛农业大学入学登记表》也是新生档案的重要组成部分，在核对学生相关信息（照片、考生号、身份证号等）无误后，装入其本人档案袋中。

   二、认真做好新生入学档案接收工作

   1、接收范围

   取得我校正式学籍的普通本专科学生均应将其档案存放学校档案馆。凡今年经学校同意借读的海都学院学生和保留入学资格学生的档案，排在班级的后面，随所在班级上交，并在新生档案统计表中的备注栏中注明“海都借读”和“保留入学资格（因病或参军）”。硕士生的新生档案由研究生处统一接收整理。

   2、档案的接收

   各学院应安排专人负责新生入学档案的接收登记工作，接收自带档案时，应认真履行收交登记手续，确保档案的完整与安全。各学院应于10月30日前将新生入学档案收齐。对由于特殊原因没有入学档案的新生，各学院要及时催交并督促新生个人在10月30日前查找档案下落，或由入学前的学校出具档案丢失的证明和本人的丢失确认材料等，并将这些材料放入档案袋中。

   学院学生档案管理人员在接收学生高中档案后，应认真清点核对，及时将由学校招生部门发放的学生高考电子档案装入其个人高考档案袋中，缺少的应与学校招生部门联系。同时，由教务处组织填写的《青岛农业大学入学登记表》一并装入其个人高考档案袋中。这样今年新生建档的材料包括高中档案、电子档案、录取通知书、入学登记表（上述材料统一装入本人高中档案袋内）。

   3、档案的移交

   各学院以班级为单位，按班级内姓名排序编号即档案编号（在档案袋右下角用铅笔标识）并按编号由小到大排列档案并捆扎，学院上交档案时需要提交班级的《青岛农业大学2013级新生档案统计表》一式两份，一份附班级档案上，一份档案馆留存。各学院以学院为单位于2013年11月15日前将新生档案移交档案馆。

    附：青岛农业大学2013级新生档案统计表（样表）

                                     档案馆

                                 2013年10月9日